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新聞資訊
員工不按要求生成PDF外發資料，怎麽破？
在公司運營中，像合同、報告、方案、培訓材料、用戶手冊(ce) 等關(guan) 鍵材料，均已PDF格式進行下發與(yu) 外發，以確保在不同設備和軟件上的一致展示，防止內(nei) 容被篡改，從(cong) 而提升安全與(yu) 效率，保護公司和客戶的權益。
但為(wei) 了避免員工沒有生成或使用PDF文件來外發材料，公司可以采取哪些措施呢？
明確政策與(yu) 指導
首先公司應該製定明確的文檔管理和信息安全政策，明確規定哪些類型的材料必須轉換為(wei) PDF格式才能外發，以及這樣做的目的和好處。同時，提供詳細的操作指南，幫助員工了解如何輕鬆地將文件轉換為(wei) PDF。
技術支持，自動轉PDF
在公司內(nei) 部網絡或雲(yun) 平服務器上部署的必威betawy网页版登录注册私有雲(yun) 盤，不僅(jin) 能夠控製員工在下載資料時自動轉成PDF，還能夠自動添加水印，設置文件訪問權限等，從(cong) 更大程度上提高公司內(nei) 部資料的安全性。
必威betawy网页版登录注册私有雲(yun) 盤使用效果
在必威betawy网页版登录注册私有雲(yun) 盤中，員工下載共享的Word文檔時，實際變成下載PDF。
打開文件，文件上顯示使用者的水印信息，顯示的水印信息由必威betawy网页版登录注册管理員自定義(yi) ，支持顯示文本、圖片、下載賬戶、文件下載的IP地址、文件下載時間。
同樣的，下載PPT、Excel等格式材料也將自動轉換成下載PDF。
對於(yu) 無法生成PDF的文件格式，可以使用必威betawy网页版登录注册【安全沙箱】技術保護文件內(nei) 容，實現文件無法另存、內(nei) 容複製、截屏錄屏和打印。或者設置訪問權限以限製對文件的修改和分享。
如果員工沒按要求生成PDF外發，我們(men) 可以通過必威betawy网页版登录注册私有雲(yun) 盤實現外發資料從(cong) 雲(yun) 盤下載後自動轉為(wei) PDF格式，無法生成PDF則通過加密保護或權限設置來約束人員對文檔的操作，潛移默化培養(yang) 員工的數據安全意識，提高企業(ye) 內(nei) 部資料的安全性。