企業文檔管理係統的主要元素有哪些？

2015-12-24

       隨著國內(nei) 企業(ye) 信息化建設的不斷深入，人們(men) 對於(yu) 日常辦公過程中所產(chan) 生的大量文檔數據進行存儲(chu) 的需求日益劇增。而如何引入一款適合企業(ye) 自身需求，滿足企業(ye) 辦公需要的企業(ye) 文檔管理係統也成為(wei) 眾(zhong) 人所關(guan) 注的一個(ge) 重要的研究方向和熱門課題。接下來，就簡單聊一聊企業(ye) 文檔管理係統的主要元素。

 

企業文檔管理係統

 

       首先，企業(ye) 文檔管理係統最重要的功能，就是管理日常用到的一些文檔、圖紙、音/視頻等數據內(nei) 容。對於(yu) 企業(ye) 自身來說，這些日常產(chan) 出的文檔等數據是其最重要的資產(chan) 之一，因此使用一款文檔管理功能強大的企業(ye) 文檔管理係統非常重要。因此，企業(ye) 文檔管理係統的主要元素有：

 

       1. 係統采用統一的、集中式的存儲(chu) 所有日常文檔產(chan) 出

 

       2. 係統可支持創建的文檔類型或數據格式應是多種多樣的

 

       3. 係統必須有權限管理機製，以便合理控製成員對文檔的訪問、編輯以及分享

 

       4. 當內(nei) 部成員共同編輯某一份文檔時，可編輯權限應是平滑的、可無縫傳(chuan) 遞的

 

       5. 係統應完整保存存儲(chu) 文檔的曆史記錄，包含各個(ge) 階段的版本、操作記錄等

 

       6. 最重要的一點，當內(nei) 部成員發生變動時，企業(ye) 文檔管理係統必須保障企業(ye) 的各文檔或數據不會(hui) 因此而出現流失或泄漏。

 

       若基本包含了上述這些企業(ye) 文檔管理係統的元素，那麽(me) 企業(ye) 在使用文檔管理係統時便可輕鬆地對內(nei) 部文檔進行全麵有效的管理，提高管理效率，從(cong) 而也可以提高自身的軟實力。

 

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