【企業雲存儲】公司文件管理辦法

2015-09-10

       為(wei) 了適應電子文檔辦公時代，確保以往的辦公流程能順利的在電子化內(nei) 順利進行，做到不耽誤同級之間、上下級之間的工作，規範式的文件管理（擬稿、會(hui) 簽、審批、簽發及實施）是首要解決(jue) 的環節。

 

       基本要求

       各部門之間所有的辦公文件都需要在私有雲(yun) 上擬定相應的公司文檔，任何人員在公司電腦生成的辦公文件都需要及時上傳(chuan) 到私有雲(yun) 上，維護好企業(ye) 的雲(yun) 端辦公平台的建設，構建電子化辦公流程的基礎。

       私有雲(yun) 管理員需按照各個(ge) 部門的實際情況對相應的人員設置應有的權限，布局好雲(yun) 端的人員設置，為(wei) 日後的流程審批建立良好的基礎。

       涉及到辦公相關(guan) 業(ye) 務的信息交流，需通過私有雲(yun) 上的即時通信進行，企業(ye) 文件傳(chuan) 輸也需避免使用第三方工具，做好企業(ye) 文件被泄露的防範工作。

 

       管理原則

       私有雲(yun) 文件管理係統內(nei) 做到替代企業(ye) 內(nei) 部行政人事的工作，可以對企業(ye) 內(nei) 部人員每天辦公文件進行歸檔、分類處理。並且每一份存儲(chu) 在私有雲(yun) 上的文件都會(hui) 有時間、版本、上傳(chuan) 人員等信息記錄，做到文件歸檔記錄到人。

       私有雲(yun) 內(nei) 置的流程審批做到完全替代行政人員之間對申請文件的傳(chuan) 遞、監督、通知等行為(wei) ，避免傳(chuan) 統行政人員因為(wei) 地域原因導致審批傳(chuan) 遞困難。在私有雲(yun) 上的審批，做到申請的審批，審批人員能第一時間收到消息提醒，進入審批流程的文件不能再進行修改，完全模擬日常的審批流程。

 

       內(nei) 部文件管理

       企業(ye) 內(nei) 部文件需征得上級統一才能通過私有雲(yun) 內(nei) 置的外鏈對外發布；負責人員也需積極配合外鏈文件的審核。

       離職人員的文檔管理人員需及時對其就行歸檔處理，注銷離職人員賬號。

 

       個(ge) 人文件管理

       私有雲(yun) 文件管理係統內(nei) 置有個(ge) 人文件存儲(chu) 空間，個(ge) 人的私有雲(yun) 辦公文件可以存儲(chu) 到個(ge) 人文檔上麵，個(ge) 人文檔上麵的文件隻有自己可以查看，別人無權查看。

 

       審批文件規範

       審批分為(wei) 借款審批、二級報賬審批、日常事務審批、部門審批等審批流程，級別分別為(wei) 2個(ge) 節點和3個(ge) 節點。

       發起審批文件會(hui) 記錄：提交人員、提交時間、最後修改、修改版本、文件大小、文件位置、以及附件留言。

       提交的審批文件成功後會(hui) 生成流水號、標題、狀態、處理人、發起時間。